ERP: saiba como pode ajudar um negócio

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, um sistema de gestão que facilita o acesso aos dados de uma empresa, de maneira integrada e confiável.

Com base nas informações levantadas por essa tecnologia, é possível fazer diagnósticos referentes à organização, e assim determinar as medidas necessárias para reduzir os custos e aumentar a produtividade da corporação.

Alguns gestores e empreendedores ainda desconhecem esse sistema e suas funcionalidades. Mas é inegável o fato de que ele ajuda o negócio de muitas maneiras e, por essa razão, é fundamental contar com essa ferramenta.

A integração viabilizada por ela é uma facilitadora da comunicação entre os demais departamentos, além de torná-la mais eficaz. Além disso, é um sistema que contribui para a análise de dados e com os processos internos.

Por meio dele, a gestão tem maior possibilidades de melhoria nas tomadas de decisões, algo fundamental para a lucratividade e o crescimento da organização.

Se você tem um negócio e quer fazê-lo crescer, pode contar com essa ferramenta no dia a dia. Para que entenda um pouco melhor sobre ela, vamos falar sobre sua importância, seu conceito e de que forma ela pode ajudar a empresa. Confira!

Sobre a importância do ERP

Não é novidade para as organizações perder oportunidades ou realizar entregas e não corresponder às expectativas do negócio, e isso se deve às dificuldades de acesso a informações e à falta de integração entre os setores.

São situações que acabam por gerar um caos interno, e, por essa razão, diversas organizações estão procurando soluções de melhoria nesse sentido.

A ferramenta mais utilizada é o sistema ERP, que pode ser implementado para qualquer tipo de negócio, como no caso de uma empresa especializada em aluguel de sala de aula.

Para saber se o seu negócio precisa desta ferramenta, existem algumas situações características que ajudam na identificação.

Uma delas é quando as pessoas não conseguem encontrar o que precisam de maneira rápida e atualizada. Outro fato é quando o gestor precisa marcar reuniões ou entrar em contato com vários colaboradores.

Corporações que não têm controle de sua situação financeira, que não conseguem verificar de maneira simples e clara o que precisam pagar e receber ou onde as vendas não são planejadas, também precisam do ERP.

Se o seu negócio tem muita dificuldade em executar os compromissos, se a capacidade da produção não acompanha as vendas realizadas ou se os prazos de entrega ultrapassam o prometido ao cliente.

Empresas que precisam controlar melhor o estoque, que não têm conhecimento sobre os produtos de giro e não sabem qual é a quantidade de produtos em estoque, ou aquelas que não identificam a necessidade de repor mercadorias, também precisam desse sistema.

Por meio dele, um fabricante de etiqueta adesiva personalizada rolo consegue resolver todos esses problemas. A partir disso, já pode-se começar a compreender sua importância.

De fato, a integração é o aspecto mais importante desse software, uma vez que ele mantém todos os documentos e informações da empresa de modo centralizado. Isso ajuda a eliminar cópias impressas e a duplicação de informações.

Por conta disso, a organização consegue economizar tempo, o que consequentemente aumenta a sua produtividade, já que não terá a necessidade de preencher planilhas ou se concentrar em tarefas burocráticas.

O ERP é capaz de organizar tudo e automatizar uma série de afazeres do dia a dia. Entretanto, para entender um pouco mais sobre sua importância, é fundamental compreender para quê essa ferramenta serve.

Entenda o conceito de ERP

Como falamos mais acima, ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa. Esse sistema é extremamente útil, e no Brasil é mais conhecido como Sistema de Gestão Empresarial

Seu objetivo é melhorar o gerenciamento do negócio por meio de um conjunto de soluções que integra todos os setores, como:

• Finanças;
• Suprimentos;
• Vendas;
• Qualidade;
• Manufatura;
• Serviços.

Assim, um fabricante de parede de gesso 3d consegue reunir todas essas informações de maneira centralizada. Por isso, é possível ter um controle total da corporação, por meio de uma única ferramenta, em tempo real.

Essa possibilidade se aplica a empresas de qualquer tamanho, melhorando a produtividade e a qualidade dos processos, garantindo acesso rápido e seguro a todas as informações que vão embasar as tomadas de decisão.

Como o ERP atua em uma empresa?

Uma organização que ainda não utiliza essa solução depende de vários softwares para controlar todos os seus setores, visto que a gestão precisa ser colocada em prática.

Quando isso acontece, o gestor precisa acessar diferentes programas, coletar informações e compilar os dados, para aí sim ter o embasamento necessário para as suas tomadas de decisão.

Mas durante todo esse processo, algumas informações podem se perder, mais do que isso, acabam sendo analisadas fora de contexto ou utilizadas do jeito errado.

Para fugir dessas situações, uma empresa de cenografia para eventos utiliza o sistema ERP. É uma forma de evitar os prejuízos trazidos pelos dados imprecisos e que impedem uma análise criteriosa.

Isso acaba prejudicando a tomada de decisão, além de desperdiçar o tempo da companhia. Por outro lado, ao implementar o software, os erros são minimizados, pois ele faz a integração da rotina e das informações.

O gestor terá acesso a tudo o que precisa, em tempo real, garantindo total controle da corporação. Esse sistema pode ser dividido em módulos, o que permite uma implementação parcial, que corresponda às necessidades da organização.

Os módulos poderão estar nos modos verticais ou operacionais. Estes últimos são os que controlam as atividades que podem ser consideradas rotineiras.

Em outras palavras, atividades morosas de uma loja que vende caneca personalizada serão automatizadas, liberando os colaboradores para tarefas mais estratégicas.

Quanto aos módulos verticais, estão relacionados ao segmento da corporação, e cada segmento atua dentro de uma realidade específica.

É possível personalizar a ferramenta para que ela adira ao perfil da corporação, além de ser escalável, o que significa que ela é capaz de acompanhar o crescimento da organização.

Por essa razão, quando você for implementar o sistema ERP em seu negócio, além de levar em conta as necessidades específicas dele, pode considerar suas perspectivas de crescimento.

Quando o gestor precisar de uma visão mais global em relação ao desempenho do negócio, poderá buscar informações em seu banco de dados. Isso ajuda a encontrar respostas em tempo real, melhorando as tomadas de decisão.

Um fabricante de tenda eventos terá mais inteligência comercial, melhorando a administração do fluxo de caixa, planejando melhor os investimentos e projetando boas movimentações futuras.

O sistema ERP também melhora a gestão de custos porque ele facilita o gerenciamento dos custos e das vendas. Desse modo, o gestor terá acesso a relatórios que vão embasar as tomadas de decisões e torná-las mais ágeis.

Também é possível projetar vendas com base no histórico do negócio, ajudando a planejar estratégias mais assertivas para os vendedores.

Inclusive, o ERP pode ser integrado a plataformas de automação de vendas, como CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), entre outros.

Um fabricante de crachá personalizado terá acesso a um software flexível e personalizado, e por isso pode ser customizado, atendendo às suas necessidades.

Podemos citar como exemplo uma empresa de logística que tem necessidades distintas das de um hospital, mas ambos podem usar o sistema ERP.

O software foi criado tendo em mente que toda organização possui seu nível de complexidade, portanto, é capaz de se ajustar.

Todas as informações armazenadas são mantidas em total segurança, e sabe-se que essa característica é fundamental para qualquer corporação.

Por meio dessa ferramenta, todas as informações são gerenciadas e controladas, inclusive o nível de informação que cada colaborador pode acessar também pode ser administrado.

Da mesma forma, não podemos deixar de citar o fato de que é possível melhorar o controle de inventário, padronizar os processos internos, reduzir riscos, gerenciar melhor os recursos, entre outras possibilidades.

Uma desenvolvedora de software para câmera de monitoramento pelo celular consegue reduzir seus custos no que diz respeito à gestão de compliance.

A organização precisa fechar informações contábeis e fiscais de maneira rápida e segura, mas para isso deve contar com dados integrados e confiáveis.

O ERP ajuda nesse sentido, por meio da geração de ECD e ECF, tudo de maneira automática, tendo como base uma contabilidade única e que não depende de sistemas externos.

Conclusão

O sistema ERP é rico em soluções e pode ajudar qualquer empresa a crescer. Todas as informações do negócio ficam organizadas em um único lugar, facilitando o acesso a dados necessários no dia a dia.

Mais do que armazenar as informações, tudo é feito de modo organizado, integrando todos os setores da companhia.

As atividades do dia a dia se tornam mais simples e práticas, melhorando a produtividade e possibilitando o alcance das metas.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.