Google Workspace: 10 dicas para melhorar a gestão da sua equipe

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A gestão de equipes é um dos maiores desafios para todos os gestores. Se você procura uma alternativa segura para melhorar o desempenho e otimizar o tempo da sua equipe, deve conhecer o Google Workspace.

Essa é uma forma ágil de integrar a comunicação interna, coordenar e delegar tarefas e reportar o andamento do projeto.

Mesmo que você faça parte de uma empresa com funcionários ativos, entusiasmados e dedicados, coordenar tudo isso é sempre uma tarefa difícil.

As ferramentas do Google Workspace são ferramentas que promovem um interessante suporte nesse sentido. Conheça os recursos e confira 10 dicas para gerir melhor sua equipe por meio dessa plataforma agora!

Conheça o Google Workspace

O Google Workspace (antigo G Suite) é um conjunto de aplicativos de produtividade desenvolvidos pelo Google e que oferece vários recursos para aumentar a eficiência e economizar tempo de negócios. 

Neste artigo, separamos cinco ferramentas principais para ajudar você a coordenar sua equipe, veja.

  1. Gmail e Meet

Não importa o tamanho da sua empresa: a comunicação eficiente é um objetivo que todos buscam.

Com o Gmail, você pode não apenas enviar e receber mensagens, mas também rotulá-las (criar categorias para rastrear melhor suas mensagens), criar pastas para arquivar e-mails, imagens, links importantes etc. 

Assim, a digitalização de documentos preço e o arquivamento para consulta das informações fica mais rápida, prática e barata.

Com a ferramenta você pode enviar e receber capturas de tela facilmente (por meio de anexos ou diretamente do Google Drive). Tudo isso com apenas alguns cliques.

Como a maior parte da comunicação empresarial de hoje é via e-mail, o Google Chat (ferramentas de conferência e bate-papo por voz e vídeo) está disponível ao lado de sua caixa de entrada. 

Isso facilita o bate-papo com clientes e funcionários sem precisar alternar entre as telas.

  1. Google Drive

Outro grande destaque do Google Workspace é o Google Drive. Os administradores podem usar isso para criar várias pastas (por exemplo, divididas por área) e dar acesso específico a cada funcionário aos documentos do negócio.

Tais funcionalidades permitem que o fabricante de filme stretch, por exemplo, registre todos os documentos e materiais importantes para o trabalho diário de seus funcionários na nuvem ou mesmo compartilhe informações importantes com as empresas para as quais encaminha esse material, alinhando preços e calendários de entrega.

Com a permissão, você pode acessar seus documentos de qualquer computador, dentro ou fora do escritório.

  1. Google Docs

Outras ótimas ferramentas são o Google Docs e o Google Sheets. Com o G Suite, você economiza tempo e consegue realizar e acompanhar as atividades em tempo real, oferecendo diferentes maneiras de compartilhar um determinado documento com os colegas.

Com isso, as equipes de trabalho, desde os desenvolvedores de um novo projeto até os responsáveis pelo controle de acesso corporativo, podem colaborar em documentos e planilhas ao mesmo tempo, conforme as permissões cedidas. 

Essa é uma possibilidade que incentiva as interações das equipes que precisam se comunicar online e remotamente.

  1. Google Sites

Este é um instrumento que precisa ser divulgado e investigado. 

Basicamente, o Google Sites permite que você crie e personalize um site em minutos, conforme necessário, para compartilhar informações e orientações sobre um projeto específico com sua equipe.

O site pode ser público ou privado e você decide como torná-lo público.

  1. Google Agenda

O Google Agenda permite que você crie e compartilhe sua agenda de uma forma muito simples e clara, integrando a visualização de reuniões e de quais colaboradores estão disponíveis para um evento.

Assim, você pode agendar uma reunião com seu contador preço para discutir os aspectos fiscais em segundos ou enviar um convite para manter sua equipe informada de forma simplificada.

Também é possível convidar usuários externos para um evento ou visualizar compromissos, do mesmo modo que consegue-se agendar os eventos presenciais e online.

10 dicas de gestão de equipes com o Google Workspace

Com o advento do Google Workspace (G Suite), os funcionários agora podem acessar todas as ferramentas necessárias para administrar seus negócios por meio de um navegador de forma integrada. 

O Workspace facilita muito o trabalho em equipe ao fornecer acesso a todos os arquivos da unidade corporativa em aparelhos como computador, smartphone ou tablet, conforme a distribuição realizada pelos gestores.

Siga estas 10 dicas para melhorar ainda mais a gestão do seu time, seja sua empresa de seguro veicular Curitiba, um médio comércio de eletrônicos ou mesmo um conglomerado de comunicação e tecnologia.

Afinal, a produtividade e a otimização de fluxos são cruciais em qualquer segmento de atuação.

  1. Use marcadores

Os marcadores funcionam como pastas. Para criá-los, vá para o Gmail, onde está a caixa padrão à esquerda, clique em ‘Mais’ e em ‘Criar novo rótulo’.

Como alternativa, selecione o e-mail e clique em Marcador na parte superior para compor um novo e-mail.

Para automatizar marcadores e gerenciar e-mails recebidos, você precisa criar filtros que permitem que as mensagens sejam arquivadas, excluídas, sinalizadas, encaminhadas ou enviadas para marcadores. 

Na caixa de pesquisa do Gmail, clique na seta para baixo, insira os critérios de filtro como Assunto. Selecione “Incluir palavra” e clique em “Criar filtro” para executar o filtro.

  1. Anote seus compromissos no Google Agenda

A integração entre o Google Calendar, Gmail e Google Maps permite que os usuários acessem mapas e rotas sem precisar alternar entre aplicativos.

Com isso, é mais fácil encontrar informações como horários de chegada e navegação passo a passo.

Este recurso é útil para reuniões em locais diferentes ou para agendamentos em novos locais. 

Para que funcione corretamente, basta especificar o endereço que o Google encontra no mapa quando você cria o evento.

No dia do evento, acesse e clique em Calcular Rota. O Google Agenda tem muitos outros recursos para ajudar você a organizar melhor sua vida diária, seja no trabalho ou em particular.

Outra vantagem do uso da plataforma é para a realização de compromissos remotos, disponibilizando links para conversas por vídeo e indicando alertas quando o horário agendado está próximo.

  1. Otimize as conversas com o Hangouts e o Meet

Use o Hangouts para criar salas de conversa por chat, tanto para facilitar a comunicação entre as equipes, centralizando em um único canal, quanto para o contato mais próximo com colaboradores específicos.

Além do hangout, é possível recorrer ao Google Meet para fazer videochamadas com pessoas dentro e fora da sua organização. Inclusive, uma vantagem da ferramenta é que não é preciso ter uma conta do Google para participar da chamada.

Outra vantagem é que você pode participar direto de vários dispositivos:

  • Computador;
  • Celular;
  • Tablet;
  • Sala de conferências do Google.  

Para iniciar uma reunião, vá para ‘Reuniões’ em seu navegador, clique em ‘Iniciar Nova Reunião’ e compartilhe o link da reunião com os convidados. No celular, use o aplicativo Google Meet.

Para que os convidados acessem a reunião, o administrador deve enviar o link ou o código da sala para quem vai participar da chamada e liberar o acesso deles manualmente.

  1. Edite arquivos em tempo real com toda a equipe

Documentos, planilhas, apresentações: todas essas ferramentas permitem que você colabore com outros colegas ao mesmo tempo.

Se houver várias pessoas no mesmo arquivo, elas serão exibidas em cores e ícones diferentes e posteriormente é possível verificar as alterações feitas por cada membro da equipe. Nessas plataformas também existe o chat interno.

Quando você usa o Google Drive, todas as suas alterações são salvas automaticamente. Então, não precisa se preocupar em perder dados importantes sobre o gradil de concreto preço que está sendo cotado, por exemplo.

  1. Conserve arquivos em segurança

Um tema sempre muito falado quando o assunto é informações em rede é a segurança de dados.

A proteção da interface de sites e dados de clientes motiva gastos bastante expressivos, e com razão.

Nesse contexto, o Google Drive se destaca por ser uma plataforma eficaz e uma das ferramentas mais baratas nesse sentido. 

Com 15 GB gratuitos, você pode armazenar documentos, criar e-mails específicos para os projetos do seu site ou expandir sua capacidade de armazenamento a um custo baixo.

Crie drives compartilhados e personalize os acessos de visualizações, comentários e edição de conteúdo. 

Assim, gerenciar e alinhar os dados do projeto fica mais simples e seguro, assim como ocorre com processos de verniz cataforético, nos quais objetos metálicos recebem camadas de verniz para proteger e preservar os itens. 

O mesmo se dá ao utilizar uma plataforma que promove segurança e camadas de acesso de armazenamento para preservar as informações da organização.

  1. Acompanhe projetos

O gerenciamento de projetos ajuda a tornar a execução mais segura, rápida e eficiente, mas essa ferramenta de rastreamento pode aumentar o custo de desenvolvimento de um site.

As planilhas Google tornam a gestão mais dinâmica e barata. Para isso, crie uma tarefa usando o complemento do Gmail chamado “Tarefas” no menu à direita. Isso permite que você crie, atribua, modifique e conclua várias atividades.

  1. Comunique-se de maneira remota

Com os Grupos do Google, a comunicação remota com todos os envolvidos em seu projeto é feita em um e-mail, garantindo que os membros não sejam deixados para trás no envio de informações relevantes sobre a balança de piso industrial

Algumas configurações permitem que o administrador controle quem pode postar, conversar e até mesmo visualizar membros.

  1. Crie site sem complicações

Com a ferramenta de criação de sites do Google, o Google Sites, você pode criar facilmente uma página com boa aparência.

Essa é uma ótima opção para quem deseja criar um site de alto impacto e sem a complexidade que existe em plataformas de programação.

Você pode usar esta ferramenta para criar portfólios, publicar eventos e criar intranets de status do projeto. Ou seja, pode contribuir com o gerenciamento de processos, para a comunicação interna e para posicionar a marca junto aos consumidores.

  1. Leia comentários dos visitantes

Outra ferramenta gratuita é o Google Analytics. Você pode usá-lo para medir dados demográficos, como o número de visitantes do seu site e a localização deles.

Além disso, é possível, junto a outras plataformas, pesquisar comentários de clientes ou formulários de registro de produtos ou serviços. 

Eles são salvos de forma conveniente e segura no Google Forms e podem ser baixados como um arquivo Excel ou PDF. 

  1. Reúna informações de clientes e colaboradores

Você coleta informações de grandes grupos, como equipes internas e clientes externos? Você pode usar o Google Forms para criar e analisar pesquisas em seu smartphone ou navegador da web.

Crie pesquisas de satisfação do cliente, receba feedback de documentos de grandes equipes e envie pesquisas de opinião.

Em seguida, receba notificações quando os usuários responderem, visualize os resultados da votação e organize esses dados em tabelas e gráficos.

Concluindo

Esses são os principais recursos do Google Workspace. São simples e intuitivos, então você pode se tornar um especialista em poucas horas.

Sua equipe certamente apreciará a economia de tempo e a organização proporcionada por este conjunto de aplicativos. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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