A gestão de projetos nada mais é do que a aplicação de processos, conhecimentos, habilidades, experiências e métodos com o propósito de alcançar objetivos específicos, considerando parâmetros e critérios desenvolvidos em sua concepção.
Possui a entrega de resultados limitada, com base em um orçamento, por essa razão, é fundamental que a empresa saiba quais são seus objetivos, para assim definir como eles serão alcançados, os recursos necessários e o tempo para alcançá-los.
Um dos principais objetivos da gestão de entregas é garantir que todos os profissionais envolvidos no projeto possam responder às questões relacionadas a ele e conheçam muito bem o propósito do que será feito.
Uma agência de comunicação possui tudo o que é necessário para o sucesso do cliente e está sempre cheia de ideias. É um tipo de negócio que sempre tenta inovar e por essa razão se organiza de maneira eficaz.
Sem que tudo isso seja feito, é praticamente impossível desenvolver um projeto capaz de alcançar todos os resultados almejados. O foco dessa metodologia é estruturar e sistematizar planos, propostas e esquemas para controlar o que acontece no projeto.
Neste artigo, será explicado qual é o conceito de gestão de projetos e a importância desse recurso dentro do marketing.
O que é gestão de projetos?
Antes de entender o conceito de gestão de projetos, primeiro é necessário entender o que é um projeto em si. Trata-se de um empreendimento temporário, criado para desenvolver produtos e serviços ou para trazer resultados na organização.
Por causa disso, possui início e fim determinados, além de escopo e recursos predefinidos. É algo único, visto que não possui operação rotineira, mas apenas diversas operações específicas que pretendem atingir objetivos singulares.
Quando uma equipe está envolvida em um projeto dentro de um fabricante de expositor de colar em madeira, o time é formado por pessoas que não trabalham no mesmo setor.
Muitas vezes, ele pode envolver até mesmo empresas e países diferentes, o que acontece em diversas situações, como durante a aquisição de um software para determinado processo interno e expansão de captação de clientes para uma região.
Tudo precisa ser devidamente gerenciado para entregar resultados, dentro de determinado tempo e orçamento, sem abrir mão do aprendizado da integração.
No que diz respeito à gestão de projetos, nada mais é do que gerenciar os aspectos de um projeto, desde a elaboração da equipe até a definição de tarefas e ferramentas.
É um processo muito importante porque evita que o objetivo seja abandonado, e para isso envolve processos e práticas importantes para que a empreitada seja um sucesso.
É uma maneira organizada de administrar um projeto do início ao fim, tendo como base uma estrutura compatível com a complexidade do propósito, uma vez que quanto mais complexo e avançado for o projeto, mais detalhado será o planejamento.
Para usar essa metodologia, um fabricante de cadeira giratória alta para balcão deve seguir suas cinco fases, que são:
- Descoberta;
- Elaboração;
- Início do trabalho;
- Verificação;
- Entrega.
Na fase de descoberta, a agência precisa entender quais são os objetivos do cliente para assim determinar os objetivos do projeto.
Depois ela vai elaborar um plano que mostra o que precisa ser feito, quem vai fazer, quanto vai custar e quando precisa ser entregue.
Depois de iniciar o trabalho, é crucial verificar se tudo está de acordo com o que foi planejado, identificando possíveis problemas e ajustes. Por fim, o projeto é entregue e a empresa fecha contrato, caso aprove os resultados.
Não é de hoje que as pessoas gerenciam projetos, na verdade, é algo que acontece há séculos, mesmo que o conceito de gestão de projetos em si não seja aplicado.
No início, o trabalho era feito com ferramentas rudimentares, passando pelo uso de papel e caneta até que finalmente tecnologias avançadas chegaram para ajudar nesse processo.
Seja uma agência de marketing ou uma clínica de fisioterapia em animais, para fazer a gestão de projetos, é necessário se atentar a alguns pontos centrais, como definir a necessidade do que será feito.
Também é imprescindível delimitar os requisitos do projeto, especificar quais serão os resultados, estimar prazos e definir recursos. Deve-se preparar um case de negócio para justificar o investimento e assegurará a adesão da empresa toda.
Outro ponto elementar é desenvolver e implementar um plano de gestão, motivar a equipe a desenvolver o projeto, gerenciar seus riscos, problemas e mudanças, além de monitorar o progresso.
É fundamental gerenciar o orçamento, manter uma boa comunicação com os colaboradores, não se esquecer de gerenciar e fechar o projeto de maneira controlada.
A gestão de projetos é fundamental em qualquer tipo de corporação, como no caso de uma terceirizada para controlador de acesso noturno.
No caso do marketing, tanto agências quanto companhias que estão investindo nessas estratégias precisam compreender sua importância para depois aplicá-lo.
Importância para o marketing
Até aqui ficou claro que a gestão de projetos é um diferencial para a organização e que traz impactos para as atividades de modo geral.
Só que ele é ainda mais importante dentro do marketing, e isso acontece por diversas razões. Uma delas é a facilidade em delegar atividades, e isso só é possível porque o gestor e os demais envolvidos possuem conhecimento detalhado sobre os processos.
Dessa forma, é possível identificar as habilidades necessárias para a execução das atividades e o profissional que deve ser escolhido para isso.
Ela também é muito útil porque permite enxergar em detalhes qual é o andamento das tarefas, e uma das formas de fazer isso é por meio do método Kanban. Ele ajuda a controlar e visualizar o andamento das etapas de produção para garantir a entrega.
Um fabricante de vitrine expositora vertical vai gerar impactos positivos para toda a equipe, por exemplo, potencializando suas habilidades.
Cada membro saberá exatamente o que deve fazer e de que modo suas atividades devem ser entregues. É indispensável entender o conceito de gestão de projetos e de que modo essa tarefa pode ser importante para evoluir constantemente.
Vale pontuar que independentemente do tamanho da área de atuação do negócio, ter esse controle é sempre importante para potencializar os resultados.
Entendendo o ciclo de vida do projeto
Seja qual for o propósito da organização, é muito importante compreender o conceito mais a fundo para aplicá-lo e uma das formas de fazer isso é compreender o ciclo de vida do projeto.
No início, ele é apresentado para os responsáveis que vão executá-lo. Com isso, um fabricante de medalha metal personalizada vai determinar os prazos, orçamento, o propósito do projeto e outras informações importantes sobre ele.
Depois, é crucial definir de que maneira isso será feito, e assim organizar e preparar as ações e estratégias que realmente vão ajudar a atingir o que foi estipulado.
Também é neste momento que as atividades são delegadas e o gestor determina quem será o responsável de cada uma delas.
Durante a etapa de execução, cada profissional realiza suas tarefas e funções, sempre atentando-se ao prazo de entrega, nível de qualidade exigido e custos pretendidos.
A execução, como é de se imaginar, é um momento muito delicado e precisa ser monitorado constantemente pelos gestores.
Feito isso, uma empresa de entrega expressa motoboy vai encerrar o projeto ao entregá-lo e assim apresentar o resultado de todo o planejamento e execução que envolveu sua realização.
Só que antes de entregar o projeto, é muito importante analisar alguns indicadores de desempenho que ajudam a otimizar. Quando se trata de gestão de projetos, um dos mais usados é o IDP (Índice de Desempenho de Prazo).
Seu papel é monitorar o desempenho, considerando os prazos estabelecidos no início. Por meio dessa métrica, o gestor consegue identificar se as atividades estão no ritmo adequado dentro do cronograma.
Atentar-se a esse indicador é indispensável para gerenciar cada etapa de maneira totalmente personalizada e garantir a entrega.
Mas um fabricante de chocadeira elétrica digital pode usar o IDC (Índice de Desempenho de Custo), pois de nada adianta garantir uma entrega no prazo se os valores estabelecidos no início do projeto não forem respeitados.
Esse indicador de desempenho mostra o que foi gasto e se está gerando avanços. Pode ser que os gastos estejam mais elevados do que o que foi planejado inicialmente, além da possibilidade de avaliar se os recursos são aplicados como deveriam.
Considerações finais
Em suma, a gestão de projetos no marketing é uma tarefa muito importante para garantir que as estratégias sejam bem trabalhadas e a empresa possa alcançar seus objetivos.
Neste artigo, foi possível conhecer um pouco mais sobre o assunto e entender como usar a metodologia do jeito certo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.