O relatório de vendas é um documento que mostra quais foram as ações realizadas pelo time de vendas e serve para medir e acompanhar resultados.
O objetivo de toda organização é melhorar sua margem de lucros, independentemente do seu tamanho ou segmento de atuação. Além disso, todo tipo de empresa precisa vender, tanto produtos quanto serviços, visto que são suas fontes de renda.
Pode ser uma loja, um escritório de advocacia, um consultório, enfim, qualquer tipo de empresa precisa vender suas soluções para que possa ter lucros, pagar suas despesas, investir em crescimento e se manter competitiva.
Acompanhar as vendas e seu desenvolvimento é indispensável para chegar mais longe, descobrir quais são as estratégias que funcionam e quais são os pontos que precisam ser melhorados nesse processo.
O relatório de vendas cumpre esse papel, além de nortear as ações que precisam ser realizadas para alcançar as melhorias necessárias. Mas para que ele realmente ajude o negócio, é fundamental saber elaborá-lo.
Muitos gestores e vendedores têm dúvidas sobre o assunto, por isso, este artigo vai explicar o que é relatório de vendas, para que serve, quais são seus objetivos, porque ele é importante e como criar.
O que é relatório de vendas?
Relatório de vendas é um documento que precisa ser preenchido pelos vendedores ou gestores da empresa para que contenha todos os dados relacionados ao volume de vendas, receita gerada, ticket médio e outras informações importantes.
Com esse relatório, a companhia tem acesso a informações e dados que ajudam a aumentar as vendas, uma vez que mostra quais são as falhas no processo e de que maneira resolvê-las.
Uma empresa cabeamento estruturado pode solicitar que seus vendedores façam o preenchimento para entender a qualidade da relação entre eles e os consumidores e como está sua produtividade.
A estrutura do documento pode ser adaptada para diversas frentes e o foco das informações levantadas é a identificação de falhas e oportunidades, que otimizam os processos do departamento comercial.
O relatório serve para mostrar qual é a performance dos vendedores, para isso, a organização deve acompanhar alguns aspectos importantes, como:
- Cumprimento de metas;
- Vendas realizadas em cada canal;
- Vendas realizadas em cada região;
- Número de vendas do vendedor.
Também é possível saber qual é o valor total em vendas do profissional e o quanto a companhia gastou com sua locomoção.
Mas o relatório de vendas também serve para informações mais generalistas, analisando a taxa de crescimento de vendas, crescimento do ticket médio, custo de aquisição de clientes, lifetime value e taxa de renovação.
Um fabricante de quadro de comando eletrico também pode saber qual é a taxa de abandono de carrinho, como é o ciclo de vendas, o retorno sobre os investimentos e o cumprimento de metas coletivas.
Por meio dos relatórios de vendas é possível fazer ajustes pontuais ou sistêmicos mapeados e aplicados na prática. São informações que trazem aprendizado para a companhia, pois quando o vendedor tem um bom desempenho, compartilha as técnicas.
Também é fundamental para aumentar a produtividade dos vendedores, uma vez que é possível visualizar gargalos que impedem a equipe de melhorar seu potencial. A empresa mira no problema e oferece uma solução assertiva.
Objetivo do relatório de vendas
O objetivo do relatório de vendas é reunir informações apuradas no setor comercial e assim mostrar o desempenho das estratégias adotadas.
Mas não basta apenas usar esses dados para vender mais, na verdade, a utilidade é um pouco mais ampla e voltada para as organizações que querem conquistar um espaço maior no mercado, reter clientes e se tornar referência.
Assim sendo, o relatório de vendas tem como propósito ser um Balanço fundamental que ajuda a atingir receita crescente, saudável e recorrente.
Importância do relatório de vendas
Para uma escola que oferece aula de violão iniciante, o relatório de vendas é importante para o departamento comercial e para diversas outras áreas da corporação.
Ele traz informações úteis para diversas áreas, como no caso do marketing, de modo que a companhia compreenda para onde está indo e o que precisa fazer para melhorar.
São pontos fundamentais que tornam a medição de resultados indispensável para qualquer negócio. Só que mais importante do que fazer a medição é analisar os resultados do jeito certo.
Se não houver o acompanhamento do desempenho de vendas do jeito certo, a companhia cria uma falsa sensação de segurança, ou seja, tem a impressão de que está no mercado certo, quando na verdade não está.
Mas para ter acesso a todas as informações importantes, é fundamental saber elaborar o relatório de vendas.
Dicas para fazer um relatório de vendas
Esse documento só é útil quando as informações presentes neles são confiáveis, por isso, um fabricante de válvula de retenção para compressor precisa seguir um passo a passo com as seguintes ações:
1. Conhecer o público alvo
A organização precisa pensar em quem vai receber o relatório e quais são suas demandas. Nesse caso, trata-se dos próprios colaboradores e gestores, visto que o documento é utilizado pela equipe interna.
É necessário saber de que maneira os funcionários se comunicam, quais são as informações mais relevantes para as avaliações e os tipos de decisões que serão tomadas com esses relatórios.
Isso traz um direcionamento mais claro na hora de escolher em quais dados focar de que maneira o documento deve ser estruturado.
2. Definir um objetivo
As vendas são uma atividade bem ampla e na hora de analisá-las, pode ser que a organização esteja pensando apenas no desempenho de um único atendente, ou então, queira avaliar os resultados da equipe em um período.
Independentemente de qual seja o caso de uma empresa de máquina de xerox profissional aluguel, é necessário ter um objetivo em mente.
É necessário saber qual é a finalidade do documento, o que pode ser algo de rotina, registros de longo prazo ou informações mais elaboradas que precisam ser levadas para uma reunião.
3. Trabalhar um período
O relatório de vendas precisa estar relacionado a um período, podendo ser mês, trimestre ou ano, algo válido para qualquer formato de relatório. Isso independe de outros fatores que possam ser levados em consideração.
Se não existe um período bem definido, não é possível comparar o desempenho de vendas entre os relatórios. É bem diferente fechar a mesma quantidade de vendas em 1 dia, um mês ou um ano.
4. Definir as informações
Graças à tecnologia, ficou mais fácil acumular uma grande quantidade de informações e utilizá-las nas estratégias, mas ao contrário do que muitos acreditam, algumas empresas podem ter informações demais e que não são relevantes.
Antes de fazer um relatório de vendas, um fabricante de cerca de serpentina precisa destacar o tipo de informação necessária e cortar tudo aquilo que não for relevante.
Isso vai trazer mais foco para dados importantes e facilitar análises, bem como futuras tomadas de decisões.
5. Reunir os vendedores
Criar relatórios é um esforço em conjunto e é necessário que todo o time de vendas participe para garantir que os resultados sejam realmente confiáveis. Em último caso, os profissionais vão precisar dos dados para melhorar seu próprio desempenho.
O gestor deve entender o que eles precisam saber e como tornar o relatório mais eficaz. Essa otimização não está relacionada apenas aos dados, mas à estrutura, forma de coleta e apresentação para leitura.
6. Escolher as métricas
Outra coisa muito importante é saber as informações que o relatório precisa medir, visto que, por mais que o termo “vendas” pareça ser bem óbvio, existem outras informações que podem ser omitidas ou incluídas no documento.
Uma oficina mecânica honda, por exemplo, pode criar um relatório para medir a taxa de conversão e o ticket médio das vendas.
Outra possibilidade é analisar o total de rentabilidade em um período, como está o desempenho da equipe em certa época ou como está o trabalho de um vendedor no tempo analisado.
Em outras palavras, é possível verificar uma série de informações e cada métrica utilizada tem uma finalidade diferente dentro do relatório de vendas.
7. Usar recursos tecnológicos
Com a ajuda de um bom sistema de gestão, fica mais fácil gerar esse relatório. Uma empresa de laudo cautelar completo pode contar como um software simples, mas que faça o trabalho de maneira automática.
Isso pode ser feito desde que o gestor saiba quais variáveis precisam ser destacadas, e para aumentar ainda mais a eficiência, a equipe precisa saber utilizar a ferramenta no dia a dia, depois vão inserir e extrair dados diariamente.
Considerações finais
O relatório de vendas é um documento muito importante para que a companhia saiba como está seu desempenho e quais são os resultados obtidos com as estratégias atuais.
Os próprios vendedores podem compreender um pouco mais sobre seu trabalho, melhorar suas técnicas e ajudar o negócio a alcançar seus objetivos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.