5 dicas para melhorar a entrega dos seus e-mails

Apesar do crescimento do uso das redes sociais, o e-mail é um dos meios de comunicação mais usados pelas empresas até hoje. Por meio dele, corporações se comunicam com clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores, dentre outras pessoas.

Quanto mais o negócio cresce, mais é importante que ele utilize um e-mail profissional e que garanta a entregabilidade de suas mensagens aos destinatários. Se uma mensagem não é entregue, a estratégia de comunicação pode ser prejudicada.

Apesar de ser uma modalidade mais confiável em termos de recebimento e envio de mensagem, o e-mail pode apresentar algumas falhas, e com isso afetar o planejamento de comunicação do negócio.

Ainda assim, é importante que a companhia tenha um e-mail empresarial, independentemente de seu porte ou segmento. A personalização transmite credibilidade e a inserção de uma assinatura profissional.

Você mesmo, como cliente ou funcionário, se recebesse um e-mail da empresa que não seja institucional, sem dúvidas vai enxergar menos profissionalismo.

Para elevar a imagem do seu negócio e transmitir credibilidade, é essencial contar com um e-mail profissional e que seja entregue a todos os destinatários.

Neste artigo, vamos explicar a importância do correio eletrônico para as organizações, além de dar algumas dicas para garantir a melhor entrega.

Importância do e-mail para as empresas

Existem vários motivos para uma empresa investir em um e-mail profissional, e dentre as que mais se destacam estão:

  • Segurança;
  • Bom relacionamento com os clientes;
  • Mais controle de informações;
  • Uso de tecnologia.

Em primeiro lugar, o e-mail é essencial para que a companhia possa acompanhar os dados relacionados ao seu negócio. Hoje em dia, um desmontator de móvel pode contar com diferentes recursos para backups diários que protegem seus dados.

Também existe o gerenciamento em nuvem que aumenta ainda mais a capacidade de armazenamento. O e-mail corporativo utiliza a tecnologia de criptografia, dificultando o acesso a informações por pessoas mal-intencionadas.

A corporação consegue bloquear e-mails suspeitos, o que pode infectar suas máquinas e roubar informações importantes, por meio de vírus.

Uma conta de e-mail também é essencial para melhorar o relacionamento com os clientes, pois ao usar uma conta pessoal, pode transmitir uma ideia de amadorismo.

Por outro lado, o e-mail corporativo separa a vida pessoal do trabalho, o que melhora o desempenho e o compromisso de todos com o conteúdo que está escrito e a qualidade da mensagem que é enviada aos remetentes.

Do mesmo modo, é possível usar o canal profissional para desenvolver estratégias de marketing e atrair pessoas que possam se interessar por seus produtos e serviços.

Outra vantagem do e-mail para uma empresa de terceirização de serviço é o maior controle de dados, visto que mensagens profissionais ajudam a implementar ferramentas que controlam o fluxo de informações.

O gestor consegue identificar quando o recurso é mal utilizado e encontrar brechas na segurança. Isso facilita o controle e a viabilidade de históricos de mensagem e a descobrir se algum funcionário está vazando informações confidenciais da corporação.

Por fim, o e-mail institucional é importante uma vez que oferece tecnologia de ponta para as empresas, o que garante os melhores serviços aos seus clientes.

Exemplo disso é a arquitetura escalável que ajuda a ampliar a capacidade de armazenamento, de acordo com o crescimento da companhia.

O e-mail empresarial ainda traz mais mobilidade para o gestor, depois ele pode ser acessado por qualquer tipo de dispositivo, sem prejudicar a segurança da informação.

Mas, para aproveitar todas as vantagens, é necessário garantir a melhor empregabilidade de seus e-mails, e é sobre isso que vamos falar a seguir.

Como a entrega de e-mails pode ser melhor?

Para criar uma boa estratégia de marketing ou para se comunicar de maneira efetiva com todos os seus contatos, é muito importante se preocupar com o conteúdo da mensagem e se certificar de todos os contatos na base.

Mesmo quando todos esses contatos, a taxa de empregabilidade é baixa e o engajamento menor ainda, o desânimo não pode tomar conta.

As empresas de panfletagem que trabalham com e-mail marketing sabem que existem vários fatores que devem ser levados em conta, mas poucos sabem que, muitas vezes, o problema está na entrega.

Para valer a pena todos os investimentos feitos nesse canal de comunicação, é fundamental se atentar à entregabilidade. Mas antes de dar algumas dicas nesse sentido, é interessante conhecer um pouco mais sobre a taxa de entrega.

A taxa de entrega é a quantidade de e-mails que chegam ao destinatário sem nenhum tipo de problema, em outras palavras, mensagens que você enviou e que chegaram à caixa de entrada do contato.

Mas, supondo que um negócio tenha 100 e-mails em sua base, isso não quer dizer que 100 pessoas vão receber sua mensagem.

Desde o momento em que uma empresa de segurança do trabalho clica no botão enviar e o momento em que o cliente abre a mensagem, várias coisas podem acontecer, e elas podem impactar as taxas de entrega.

Só que boa parte dessas situações podem ser evitadas pela empresa, pois são problemas que acontecem por conta de diversas falhas, como digitar o e-mail errado, enviar spam, e-mails de departamento, contas inexistentes, caixa de entrada lotada e compra de listas.

Existem outros pontos que precisam estar alinhados e que podem interferir na taxa de abertura e clique, como a qualidade dos contatos, qualidade do servidor e reputação de domínio.

No entanto, além de saber quais são os erros mais comuns, é fundamental saber evitá-los, e algumas dicas são:

1.    Usar ferramentas de automação de envio

Existem ferramentas de envio que aumentam a taxa de entrega, e quando são configuradas no domínio, informam aos provedores que determinada empresa está autorizada a enviar o e-mail.

Ao fazer isso, as mensagens enviadas por uma empresa de lavagem de cadeiras não serão direcionadas para a caixa de spam, o que aumenta a taxa de entrega.

2.    Mensurar a estratégia

Hard bounce é o nome dado a uma métrica que ajuda a medir a qualidade da lista de envio para determinada campanha.

Ele mostra quando o e-mail é rejeitado por algum erro, o que pode ser permanente, como no caso de e-mails inexistentes, além de temporário ou por conta de caixa de entrada cheia.

Ele determina a taxa de sucesso das campanhas, verificando se o e-mail chegou à caixa de entrada ou não. Ao fazer isso, você consegue remover os e-mails que foram classificados na categoria, para evitar que o erro continue acontecendo.

Uma empresa de limpeza de estofados também pode contar com um software que faz a análise dos e-mails, toda vez que um hard bounce é identificado.

3.    Não compre listas prontas

Nem deveríamos falar sobre isso porque muitos gestores e empreendedores já estão cansados de saber que não se deve comprar listas de e-mails prontas. É dessa forma que o seu negócio simplesmente não chega a lugar algum.

Essa ação é um tiro no pé porque você não sabe quem vai receber suas mensagens e se essas pessoas sabem da existência da sua marca.

Elas também não autorizaram o envio de mensagens, logo, o recebimento de e-mails aleatórios pode incomodar. Sem falar que, provavelmente, todo o seu esforço vai parar na caixa de spam ou na lixeira do contato.

Para um fabricante de chaveiro automotivo personalizado, vale muito mais a pena ter apenas 100 contatos efetivos do que falar com 1.000 pessoas que não conhece.

Não é fácil gerar uma lista extensa e engajada do dia para a noite, e você ainda vai se sentir frustrado de pagar por esses contatos e não obter nenhum tipo de retorno.

4.    Confirmar os endereços da lista

Se a companhia fez um bom trabalho de prospecção e conseguiu uma boa quantidade de endereços de e-mail, precisa ter certeza de que eles estão corretos.

Veja se não existem destinatários duplicados, pois isso pode desperdiçar as chances de sucesso. Antes de varrer a sua lista, envie um e-mail e acompanhe se a entrega vai ser efetiva, pois isso te garante que ele é confiável.

5. Construir uma lista confiável

Um fabricante de pin personalizado metal precisa construir uma lista confiável para prospectar os clientes e fazer com que as pessoas informem o seu contato de maneira espontânea e natural.

Para isso, ofereça uma moeda de troca, que pode ser um e-book, uma planilha, infográfico e até um desconto em seus produtos ou serviços.

Conclusão

Investir em e-mails é a melhor forma de se comunicar diretamente com o seu público, sem nenhum tipo de interferência, como acontece em outros canais.

É uma comunicação mais pessoal e próxima, mas que precisa ser bem trabalhada para garantir que todas as mensagens sejam entregues aos contatos. Seguindo nossas dicas, certamente você vai aumentar a entregabilidade de seus e-mails.

5 dicas para melhorar a entrega dos seus e-mails

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